マイナンバー収集にあたっての注意点

マイナンバー収集にあたっての注意点

マイナンバーの収集は、法律で定められている利用目的の範囲内で、必要な時に必要な相手からのみ行うことになっています。

収集とは集めて手元に置いておくという意味で、身分証明書としての提示されたマイナンバーカードを見るだけなら該当しませんが、カードのコピーや番号のメモはもちろん、個人番号を含む文章データや音声データなどであっても、手元に置いた時点で収集したことになります。
これが個人番号関連事務に関係なく行われた場合は違法行為になるので注意が必要です。

ガジェット通信に関するアドバイスです。

マイナンバーを収集する際には、提供を求める前に相手に対してできる限り明確に利用目的を説明し、必ず説明した範囲内で取り扱わなければなりません。
もしも説明外のことにも利用しなければならなくなった場合は法律の範囲内でなら追加・変更することができますが、提供を受けたすべての相手に対して改めてその内容を説明する義務があります。
また、収集する段階において事業者は提供されたナンバーに間違いがないかどうかと、提供者がそのナンバーの持ち主で実在している人物であるかどうかの確認を徹底することが義務付けられています。

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そのため、原則としてナンバーの提供はマイナンバーカードで行い、カードの交付を受けていない場合は番号通知カードの提示と本人確認書類で確認することになっています。

本人確認書類にはマイナンバーが記載されている場合があり、本人確認が行われた段階で法律に基づいて適切に廃棄するべきですが、保管する場合はナンバーを読み取れないようにマスキングするなどしてナンバーそのものと同様に厳重に取り扱う必要があります。



例外として国税関係の手続きでは、長年雇用関係にある相手や提供者の親族、あるいは過去に既に番号の提供を受けているといった理由で実質本人確認が済んでいる場合に限り本人確認不要と告示されています。